『契約文書はPDFに変換がマナー』あれ、ちょっと足りなくね･ω･？

10. 請求書はPDFで

請求書をデータで送付する場合には、改ざんを防ぐためにPDFで送るのがマナーです。
ExcelやWordで作成したらそのまま送付せず、必ずPDFに変換してから送りましょう。

いかがでしたか？取引先との信頼関係を保つためにも、こういったルールはしっかりと把握しておきたいですね。

PDFは不正な情報の改ざんを防ぐためのセキュリティを設定することができます。セキュリティを設定するときには、内容をコピーして再利用することの可否
の設定や、目の不自由な方などが利用する画面読み上げソフトウェア(スクリーンリーダーデバイス)の使用を許可するといった設定も考慮してください。

＜セキュリティ設定のポイント：パスワードセキュリティの場合＞

1. PDFの互換性を設定します。
2. 編集や印刷を制限するためのパスワードを設定する場合はここにチェックし、パスワードを設定します。
3. 印刷および変更をどこまで許可するか選択します。
4. PDF文書内に含まれる内容のコピーを許可する場合は「テキスト、画像、およびその他の内容のコピーを有効にする」にチェックをします。
   (この場合は自動的にスクリーンリーダーデバイスも使用可能になります)

「電子印鑑」も誤解の多い言葉である。Excelで作った請求書や、Wordで作った申請書を提出する際に、従来は印刷して実物の印鑑を押してい
た。現在は、これに代えて、Excel/Word上でハンコの絵柄を貼り付けることがある。これを“電子印鑑”だと思っている人がいる。

PDF上の図はコピーすることができる。PDFファイルに「コピー禁止」の属性を付けても、画面キャプチャをすればハンコの絵柄をコピーできる。悪
意があれば、社員も外部の人も、勝手に“電子印鑑”を押した書類をつくることができる。“電子印鑑”として銀行印を使ったりしたら大変だ。銀行の出金請求
用紙に印鑑の絵柄をプリンタで印刷して、不正に預金を引き出す犯罪がすでに発生している。

こうした簡易で中途半端な“電子申請”は、今後も偽造やなりすましによる問題が出てくるに決まっている。分かったうえで利用しないと危険である。